Gefühlte tausend Kleinigkeiten sind zu erledigen und dann müssen auch noch die zwei großen Projekte laufen. Manchmal kann ein Arbeitstag ganz schön unübersichtlich sein und so zur Stressfalle werden.
„Ein Instrument, um den Tag sinnvoll zu strukturieren und den Überblick zu behalten, ist die To-do-Liste. An ihr sieht man, was bereits geschafft und was noch zu tun ist“, weiß Gesundheitsexpertin Regina Tessarzik. Natürlich muss sie erst einmal aufgestellt werden – auch das kostet Zeit. Doch eine gut strukturierte Liste hilft dabei, Freiräume zu schaffen und die Arbeit effizienter zu gestalten. Anstatt ständig im Kopf durchzugehen, was man ver-gessen haben könnte, kann man sich ganz auf die aktuell anstehende Aufgabe konzentrieren.
Eine Liste in drei Schritten
Ganz wichtig ist dabei, dass die Arbeitsorganisation nicht zu kompliziert werden darf. Die Liste sollte so angelegt sein, dass sie eine Unterstützung bietet und nicht zur Last wird.
Regina Tessarzik rät: „Schreiben Sie deshalb im ersten Schritt alle Dinge auf, die Sie erledigen müssen. Haben Sie alle Punkte beisammen, überlegen Sie im zweiten Schritt, welche Aufgabe welche Priorität hat.
Wichtige Aufgaben können Sie dann in die Zeiten legen, in denen Sie besonders gut arbei-ten können, zum Beispiel morgens. Weniger wichtige Arbeit erlegen Sie dann in Zeiten mit schlechterer Konzentration. Teilen Sie große Aufgaben in überschaubare Teilschritte, das bringt Erfolgserlebnisse beim Abhaken und lässt das Gesamtpaket nicht gar so riesig wir-ken.“ Wer mit einer Aufgabenliste arbeitet, sollte darauf achten, dass sie trotz allem nicht zu lang und Erledigtes regelmäßig aus ihr gelöscht wird.
Statt zu mehr Erfolgserlebnissen zu verhelfen, wird sie dann eher zum Bremsklotz. Verschnaufpausen und das volle Einlassen auf die einzelnen Arbeitsaufgaben müssen noch möglich sein. Ein optimiertes Selbstmanagement, das nur dazu dient, noch mehr Dinge in den Tagesablauf zu pressen, ist zum Scheitern verurteilt.
Nicht zu sklavisch an die Liste halten
Deshalb darf eine To-do-Liste durchaus gelassen und nicht zu verbindlich betrachtet werden. Jeder kann mal etwas vergessen – so wichtig kann es dann ja auch gar nicht gewesen sein. „Nutzen Sie anhand Ihrer Liste auch die Gelegenheit, kritisch zu hinterfragen: Sind alle Dinge, die ich tue, wirklich sinnvoll? Setze ich die richtigen Schwerpunkte? Kann ich Aufgaben an andere delegieren?“, sagt die Gesundheitsexpertin.
Wer nicht mit Zetteln hantieren möchte findet hier Beispiele kostenloser Anwendungen und Apps:
